VACATURE: JUNIOR OFFICE MANAGER / PA

Ben jij de Office Manager / Personal Assistant die wij zoeken?
Leave your mark

25 jaar geleden zijn we met InContext begonnen met het idee om iets geweldigs in de wereld te zetten. Om mensen binnen onze organisatie tot groei en ontwikkeling te brengen en deze groei in te zetten bij de beste en mooiste bedrijven van de wereld, waar ook ter wereld. Om dingen ten goede te veranderen: voor de organisaties zelf, voor de mensen die er werken en voor de omgeving.

Daarvoor moest onze eigen organisatie bijzonder worden: vol met waarden die echt worden geleefd, resultaatgericht, diep gaan met elkaar, informeel, ambitieus, een tikkeltje spiritueel, respectvol, ondernemend en uitdagend. Kortom een organisatie waar je bij wilt horen als je in alle opzichten ambitieus bent.

Functie

In de functie van office manager / PA bij InContext werk je nauw samen met beide directeuren en ben je onderdeel van het supportteam bestaande uit onze Finance manager, administrateur en twee collega’s op de projectdesk.

In je rol als office manager vervul je een belangrijke coördinerende rol op ons kantoor. Er zijn dagelijks veel ad-hoc zaken die op je af komen en geregeld moeten worden. Het is daarom belangrijk dat je efficiënt werkt, overzicht houdt in hectische tijden en hier energie van krijgt.

  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten en collega’s;
  • Je bent verantwoordelijk voor de afstemming met leveranciers (IT, schoonmaak, kantoorinrichting, onderhoud pand etc.);
  • Je ondersteunt de Finance manager met praktische zaken, bijvoorbeeld het maken van contracten of controleren van stukken;
  • Je springt bij wanneer je collega’s van de projectdesk hulp nodig hebben met de voorbereidingen voor een training/simulatie;
  • Je kijkt kritisch naar de bestaande processen en werkwijzen en verbetert daar waar nodig;
  • Je organiseert interne activiteiten zoals de jaarlijkse barbecue, teamdagen en het kerstdiner.

In jouw rol van PA ondersteun je beide directeuren. Als professionele ondersteuner ben je betrouwbaar en discreet en heb je kwaliteit hoog in het vaandel staan. Je bent actief betrokken bij de business. Werkzaamheden bestaan onder andere uit:

  • complex agendabeheer;
  • screenen, filteren en behandelen van e-mail, verzoeken en uitnodigingen;
  • bewaken en opvolgen van actiepunten;
  • onderhouden van contacten op alle niveaus, binnen en buiten de organisatie, nationaal en internationaal;
  • voorbereiden en organiseren van bijeenkomsten en meetings, boeken van locaties en reizen.

Profiel

  • HBO Office Management, Schoevers of een soortgelijke opleiding;
  • Een paar jaar ervaring in soortelijke functie of aantoonbare geschiktheid en een hoge mate van ambitie waarbij diegene zich d.m.v. coaching verder kan ontwikkelen;
  • Je bent sociaal, proactief en hebt een dienstverlenende houding;
  • Je bent een organisatietalent, stressbestendig, kunt overzicht bewaren en durft verantwoordelijkheid te nemen;
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
Geïnteresseerd?

InContext biedt een inspirerende werkomgeving. De primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden zijn in lijn met de zwaarte van de functie. De functie is fulltime (36-40 uur).

Heb je aanvullende vragen over InContext of de functie? Neem dan contact op met Esther Heidekamp of Michel Wery, via work@incontext.nl of via 035-6286848.

Indien je enthousiast bent en wilt solliciteren ontvangen we graag je CV en motivatiebrief via work@incontext.nl.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Heb je aanvullende vragen over InContext of de functie?

Neem dan contact op met: Esther Heidekamp
Heb je aanvullende vragen over InContext of de functie?
Want to know more?