Heerema Marine Contractors - business simulatie Atlantis

Heerema Marine Contractors (HMC) bouwt in- en onderwaterinstallaties voor de olie- en gaswinning en doet dat over de hele wereld. Verkeerde communicatie en misverstanden kunnen in zo'n organisatie leiden tot een logistieke nachtmerrie. Na een reorganisatie hielp een simulatie in een aquarium om alle rollen weer duidelijk te maken.

"HMC heeft wereldwijd ruim 1000 mensen in dienst die werk uitvoeren tot 4000 meter onder de zeespiegel en tot boven de poolgrens. En er komt nogal wat bij kijken voordat er in de Noordzee, of in de Golf van Mexico, een booreiland op zijn plek ligt. Projectmanagers, planners, inkopers, ingenieurs, gezagvoerders en opzichters, ze spelen allemaal een cruciale rol, maar spreken (zelfs als ze uit hetzelfde land komen) allemaal een eigen taal.

"Toen op het hoofdkwartier in Leiden een reorganisatie werd doorgevoerd op de afdeling Technology leidde dat op andere plekken in het gebouw tot onduidelijkheid", vertelt Jurgina Feith. "Sommige mensen waren verloren. We moesten een manier vinden om duidelijk te maken hoe de verschillende rollen in een project verband houden met de organisatie. We hebben geprobeerd om dat met een simulatie duidelijk te maken."

In het voorjaar van 2007 nam Jurgina Feith contact op met InContext en werd besloten een compleet project te simuleren, waarbij alle betrokkenen niet alleen hun eigen rol zouden vervullen, maar ook in elkaars schoenen moesten staan. "We wilden inzichtelijk maken wat het werk dat je doet betekent voor een ander. Wat gebeurt er met jou als je in de rol van een ander staat? Hoe communiceer je?", zegt Feith. Allereerst werd een analyse gemaakt van de werkwijze van HMC, met de bijbehorende organisatiestructuur en functies. Daarna kon InContext samen met de mensen van HMC een ontwerp maken voor een gesimuleerd project, met ruimte voor alle betrokken functionarissen.

Het eindresultaat van de simulatie moest een constructie worden van het technische speelgoed Magnetics, op de bodem van een groot aquarium. Daarin werd de hele weg van planning in Leiden tot uitvoering in de Golf gevolgd. Maar de zee was dan ook het enige dat in deze simulatie op schaal werd nagebootst. Feith: "Er werd gewerkt met dezelfde instructies zoals we die ook binnen de projectorganisatie gebruiken."

Begin 2008 werd de simulatie voor het eerst met een compleet team gespeeld. De simulatie leverde voor alle betrokkenen nieuwe inzichten op; inzichten in hun eigen rol binnen de organisatie, maar vooral ook in die van anderen. De simulatie werd acht keer met verschillende teams uitgevoerd op het hoofdkantoor in Leiden en ging toen op reis. Ook in de vestiging in Houston, Texas, werd een aquarium opgesteld. "We hebben twee sessies in Amerika gedaan", vertelt Feith. "Daar kreeg de simulatie ook nog een multicultureel aspect, omdat er mensen van vijf nationaliteiten aan meededen. Dat leverde op individueel niveau ook nog wel wat nieuwe inzichten op." De simulatie leidde ertoe dat de nieuwe manier van werken in Leiden uiteindelijk door iedereen begrepen en gewaardeerd werd. Jurgina Feith: "Ik ben er trots op." 

Bel voor meer info over Games & Simulations met Muriel Thuring, 035-6286848